公司檔案管理工作再上新臺(tái)階
2021年1月7日 13:28
作者：范玉波
2020年3月，我入職中銀電化，并有幸進(jìn)入經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作。在這一年里，我發(fā)現(xiàn)檔案管理存在一些散而亂、效率低下的問(wèn)題，便提出合理化建議，與殷建剛老師一起完成了檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)改造，檔案系統(tǒng)已初步實(shí)現(xiàn)電子化,檔案管理制度更加完善，檔案借閱制度方便靈活，檔案管理工作有了明顯提升。
記得剛接受檔案工作的時(shí)候，許多圖紙等著整理和歸檔，還要整理去年未歸還檔案，千頭萬(wàn)緒，雜亂無(wú)章。公司過(guò)去檔案是以紙質(zhì)版形式存檔，沒(méi)有使用先進(jìn)的數(shù)字化管理，借閱需當(dāng)面交接，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，借閱效率不高。針對(duì)這種現(xiàn)象，我于四月份提出將當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，增加高拍儀電子錄入系統(tǒng)，在系統(tǒng)中劃分了詳細(xì)的存儲(chǔ)年限，增加保密等級(jí)并設(shè)置了對(duì)應(yīng)查閱權(quán)限，增加檔案卷內(nèi)目錄電子版模塊導(dǎo)入接口，設(shè)置卷內(nèi)目錄的上傳模板，可供上傳及下載，提高輸入效率。該建議被論證后，在殷工的幫助下，檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了電子化的改造升級(jí)，降低了紙質(zhì)版檔案因借閱造成的磨損，給檔案查詢(xún)和借閱整體工作帶來(lái)便利。
為實(shí)現(xiàn)公司和部門(mén)檔案管理的系統(tǒng)化。十月份，按照趙總指示由經(jīng)理辦任經(jīng)理牽頭與企管處一起對(duì)各部門(mén)的檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行了摸底檢查，發(fā)現(xiàn)各部門(mén)存在同樣問(wèn)題。主要是原檔案管理制度有缺失漏項(xiàng)，規(guī)定借閱和存儲(chǔ)檔案上不明確、不規(guī)范，缺少保密等級(jí)分類(lèi)等關(guān)鍵條目。經(jīng)理辦對(duì)檔案管理制度進(jìn)行修訂，要求限期整改。
在整改過(guò)程中，新修訂檔案管理制度要求，歸檔文件除因保密需要必須全部留存檔案室，其它歸檔文件檔案室僅保留一份原件，多余份數(shù)的原件可由管理部門(mén)、使用部門(mén)視需要分別留存。檔案密級(jí)對(duì)應(yīng)檔案借閱及審批權(quán)限，檔案借閱按流程進(jìn)行審批借閱，部門(mén)內(nèi)部檔案資料及時(shí)歸檔整理，圖紙資料折疊整齊裝盒或裝訂成冊(cè)，按檔案管理要求分類(lèi)統(tǒng)一存放，按類(lèi)建立電子檔案目錄，便于索引查詢(xún)。為確保檔案管理改革的順利進(jìn)行，十月底經(jīng)理辦組織了各部門(mén)管理檔案人員制度培訓(xùn)。給大家重新解讀了新的檔案管理制度，梳理檔案管理中存在的問(wèn)題，演示了新檔案管理系統(tǒng)使用方法，對(duì)今后檔案借閱提出了規(guī)范要求。經(jīng)理辦規(guī)定對(duì)各部門(mén)檔案管理情況每年進(jìn)行一次檢查，不定期抽查，檢查結(jié)果按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改、處罰。
通過(guò)一系列改革和創(chuàng)新，電子化檔案管理取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，完善了公司電子檔案管理制度和檔案管理體系，提高了檔案管理工作的合理化、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，使公司檔案管理工作再次邁上新的臺(tái)階。
